Сайты для всех, кто интересуется безопасным интернетом; Электронная почта в крайнем случае
Опубликовано: 25.05.2023
Сайты для всех, кто интересуется безопасным интернетом; Электронная почта в крайнем случае
Электронная почта необходима! Ознакомьтесь с правилами и советами для комфортной переписки.
Предмет
Тема — самая важная часть электронного письма. По его словам, человек, которому вы пишете, может быстро решить, читать ли ваше письмо, пропустить его и отложить на другое время или удалить сразу. Всегда заполняйте тему: подумайте, о чем на самом деле ваше письмо: вы что-то спрашиваете? Или вы хотите объявить что-то важное? Попробуйте обобщить его в двух-трех словах и написать в теме.
Коротко, но душевно
Лучшее электронное письмо должно быть коротким и ясным. Но это не значит, что следует пропустить все вежливые приветствия и благодарности или забыть о приятном тоне. Хотя электронная почта не является классическим письмом, вам точно не повредит, если вы скажете спасибо за полученное электронное письмо в первом предложении. Вы можете попытаться создать позитивную атмосферу, например, проявив свой личный интерес в начале, вы можете написать, например, «Надеюсь, вы хорошо провели отпуск!» Вежливость обычно окупается.
Строчные или прописные?
Хотя сейчас модно не заниматься написанием прописных или строчных букв, старайтесь соблюдать основные правила написания электронных писем. Таким образом, текст становится более понятным, и человеку, читающему электронное письмо, не нужно прилагать столько усилий. Всегда пишите заглавными буквами в начале предложения, а затем продолжайте строчными буквами. Слова или даже целые предложения, написанные заглавными буквами, воспринимаются в Интернете как восклицательные знаки — это совсем не уместно в официальной переписке, но и в личной переписке тоже не годится. КРОМЕ ТОГО, ТЕКСТЫ, НАПИСАННЫЕ ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, ОЧЕНЬ ПЛОХО ЧИТАТЬ.
Написание
Орфографические ошибки и опечатки также не нужны. Электронное письмо, полное ошибок, не очень круто — оно просто показывает вашу невнимательность. Вы также можете писать электронные письма в обычном текстовом редакторе, где вы можете проверить свою орфографию и избежать хотя бы основных ошибок. Затем вы вставляете текст в окно электронной почты. Некоторые почтовые клиенты проверяют орфографию напрямую, поэтому не игнорируйте предупреждения об ошибках, всегда проверяйте электронную почту перед отправкой и исправляйте ошибки.
Сокращения
Аббревиатуры сегодня в моде и можно сказать, что они ускоряют общение. В Интернете очень часто используются сочетания цифр с фрагментами слов или слов, сокращенных различными способами. Хоть это и «внутри», нечего преувеличивать, ведь зачастую аббревиатуры понимают только специалисты. Например, аббревиатура «fyi» (к вашему сведению) до сих пор является общеизвестным термином. Множество других аббревиатур, которые часто встречаются в чатах, но многие люди вообще не знают. Поэтому они не должны появляться в электронных письмах. Прежде чем написать аббревиатуру в электронном письме, подумайте на мгновение: знает ли ее человек, которому вы отправляете электронное письмо?
Остерегайтесь излишне длинных электронных писем
Почта — это быстрое средство связи, поэтому также ожидается быстрый ответ, даже если это просто благодарность или подтверждение того, что электронное письмо пришло. Самый простой способ ответить — нажать на кнопку «Ответить». Таким образом, текст исходного письма вставляется сразу после ответа. Это логично — если кто-то пишет много писем, он часто забывает, что написал некоторое время назад, поэтому исходное сообщение и ответ объединяются у него на глазах в одном электронном письме. Но будьте осторожны: если вы несколько раз пересылаете почту таким пинг-понговым способом, она продолжает расти, потому что в ней остаются старые сообщения. Поэтому лучше время от времени стирать старые части текста.
«Смелые» письма
Вы не должны просто отправлять электронные письма с вложением размером более 1 МБ. Получателя такой «посылки» лучше уведомить заранее, отправив отдельное электронное письмо. Если у кого-то медленное или нестабильное соединение, вы избавите его от беспокойства и ожидания во время загрузки. Красота в простоте!
Если вы хотите выделить что-то в тексте, вы можете использовать звездочку до и после данной части текста. Это намного лучше, чем отправлять электронные письма в более приятном формате HTML. Художественно зарабатывать на HTML можно, но получателя вы не очень обрадуете: по сравнению с текстовой почтой сообщение, конечно, будет больше, а кроме того, вирусы в таком формате гораздо легче пересылать.
Это секрет? Использовать скрытую копию
Электронная почта предлагает вам много вариантов. Остается только правильно их использовать.
У вас есть следующие варианты: Кому: (Кому:), Копия: (Копия:) и СК: (СК:)
- В строкеКому:(илиКому:) укажите адресата, которому предназначена почта. Например, ваш папа, которому вы хотите написать о желании нового мобильного телефона и отправить ему ссылку с нужной моделью.
- Когда вы открываете меню или строкуКопировать(cc- сокращение от"Carbon Copy"), вы может ввести всех получателей, которые должны получить копию почты. Первоначальный получатель будет знать, кто получил сообщение вместе с ним. Таким образом, вы можете отправить одно и то же электронное письмо одновременно, например, папе и маме, и оба узнают об этом.
- Если вы хотите отправить то же электронное письмо кому-то еще, но немного тайно, используйтеслепую копию(bcc - "слепая копия"). Он скрыт, потому что ни один из введенных адресов не появится ни у одного из получателей. Вы можете использовать BCC, например, если хотите написать сразу нескольким людям. Вы указываете основного получателя почты в строкеTo: и всех остальных получателей в строкеBcc:. С одной стороны, лучше не передавать чужие электронные адреса просто так, а тут другая причина: Некоторые почтовые клиенты перечисляют все адреса в начале письма. Адресата может сильно раздражать, когда ему приходится прокручивать все адреса перед прочтением письма до конца, где появляется само сообщение.